5W2Hを意識すると相手に言葉が伝わりやすくなる

5W2Hを活用しよう 営業

5W2Hは報告・連絡・相談(ホウ・レン・ソウ)の基本と考えよう。

今回は、ビジネスの基本となる5W1HからHow Much(いくら?)を足した5W2Hについて簡単にまとめておくので参考にしてみてほしい。


かずま
かずま

伝えたいことがうまく伝わらない人は5W2Hを活用するとうまく伝えられるようになるよ


5W2Hは報告・連絡・相談(ホウ・レン・ソウ)の基本

5W2Hは、報告・連絡・相談(ホウ・レン・ソウ)の基本。

5W2Hを活用して相手に伝えることで説明不足が起こりにくいのがメリットだ。報告や相談をしたときに先輩や上司にうまく伝えたいことを伝えられていない人は、5W2Hを活用して伝えることを整理してから報告や相談をするようにしよう。


5W2H

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(だれが)
  • What(なにを)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)
  • How much(いくらで)


ビジネスの基本の『5W1H』に『How much』を足したのが5W2H。

5W2Hは報告・連絡・相談をするビジネスシーンでよく使われている。報告や相談は、正確な情報を伝えてはじめて上司は正しい判断ができるもの。5W2Hを活用して、必要な情報を整理した上で報告や相談をする習慣をつけることが大事だ。

社内連絡(業務連絡等)は、5W2Hを意識しておかないと伝えたい情報が正しく伝わらないこともあるので、誰がみてもわかるような連絡をすることが重要だと考えよう。


報告・連絡・相談は準備が大事

5W2Hに伝えたいことを当てはめていこう。紙に書き出すと伝えたいことを見える化しやすい。

上司に報告や相談をするときは、5W2Hの上から順番に伝えるのが正しいわけではないので注意しておこう。慣れるまでは5W2Hでまとめた資料を持って報告や相談をするようにすれば、言葉足らずにならずにすむ。


かずま
かずま

相手の立場に立って必要な情報が何かを考えるとうまくいくよ


5W2Hをうまく活用するポイント

5W2Hの活用手順
5W2Hを活用するときのポイント


5W2Hを活用するポイントは2つ。

伝える内容を5W2Hで整理することと、伝える順番を工夫することだ。


5W2Hを活用するポイント

  • 5W2Hで書き出す
  • 5W2Hの順番を工夫する


5W2Hをうまく活用するポイントは頭で考えるだけでなく書き出すこと

書き出すことでボヤっとしていたことがはっきりと形になる。うまく書き出してもしっくりこない場合は、5W2Hの順番をかえてみることでしっくりとくることもある。うまくまとまらないときには5W2Hの切り口をかえてみるのもいいだろう。

5W2Hをテンプレートにいろんな角度でものごとを見る習慣をつけることが大事だ。ものごとをいろんな角度で見ることができるようになると問題解決の糸口は見つかりやすくなる


営業マンが営業成績を上げるためにも活用できる

例えば、営業マンが売上を拡大したいときには、攻略エリアでうまくいかないのであれば、販売する商品を見直すこともあるだろう。価格だけで勝負する営業はおすすめしないが、ときには特定商品の価格を勝負価格に設定することもある。あるいは、営業成績が伸び悩んでいるなら、「なぜ」から書き出してみるのもいい。



かずま
かずま

自分が伝えたいことを5W2Hに当てはめて箇条書きしてみよう


5W2Hは5W1Hの進化版

ビジネスマインドまとめ
5W2Hとその他の構成


5W2Hは、『5W1H』に1H(How much)を足した言葉。


5W1Hはビジネスの基本

報告・連絡・相談が常にわかりにくい人は5W1Hの基本ができていない。5W1Hを意識している人は、ポイントを押さえているので伝えたいことが明確化されている。必要な情報を過不足なく伝えることができると、報告や相談を受けた上司は正しい判断ができるようになるので5W2Hが当たり前に活用できるようになることを目指そう。


5W1Hから派生したもの

  • 5W2H
  • 5W3H
  • 6W1H


5W1Hの進化版は5W2Hの他にも5W3H、6W1Hがある。用途によって使い分けるといいだろう。ただし、無理に全部使おうとする必要はない。基本の5W1Hだけでも活用する意識をしておくことが大事だ。

5W1Hが構成の基本になる。5W2Hや5W3H、6W1Hをすべて使いこなす必要はない。目的は相手に情報が伝わることだ。テクニック的に手法を覚えたところで相手に伝わらなければ意味がない。

最後にその他の構成を紹介しておくが、今回紹介するもの以外にも、6W3H 、7W1H、5W1H1Rなど多くの構成がある。全部丸暗記しても実際のビジネスシーンで活用できないと意味がないので、5W1Hを基本としておくこと。5W2Hまで覚えておけば十分だろう。


5W1H

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

ビジネスの基本なので、5W1Hは使えるようになっておこう。


5W2H

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)
  • How much(いくらで)

日々の営業報告では5W2Hを活用しよう。


5W3H

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)
  • How much(いくらで)
  • How many(どのくらい)

売上目標など数値化された定量目標や情報分析に説得力を増したいときは5W3Hを活用してみよう。How manyを足すことで説得力が増すので試してみてほしい。


6W1H

  • When(いつ)
  • Where(どこで)
  • Who(誰が)
  • Whom(誰に)
  • What(何を)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

目的を明確にしていくときに活用するのが6W1H。Whomを追加することで、『誰が誰に』になる。より具体的に踏み込んでいくことができるので、マーケティングや経営戦略で具体的にターゲットを絞っていくときに活用してみよう。


かずま
かずま

1回の報告で上司が理解できているようなら5W2Hの報告になっているよ

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