スケジュール帳の書き方

ビジネスの基本

来年のスケジュールを立てよう

仕事は段取りが8割です。

スケジュール管理をして段取りよく仕事をすることで、あなたのキャパシティを大きくすることができます。

余裕のある仕事運びをするためにスケジュール管理をして準備を整えましょう。


手軽に使えるスケジュールアプリ

電子化が進み、手帳を使わない人が増えてきました。

タブレットやスマートフォンでスケジュール管理する人も多くなりました。


私も、翌日のスケジュールはスマートフォン通知に頼っています。

前日に、翌日のスケジュールを通知してくれるのは非常にありがたい機能です。

アプリを使ったスケジュール管理は、複数の人の予定を同時に管理するときにも便利です。


実務のスケジュール管理はアプリで問題ないでしょう。


仕事の段取りは手帳の使い方で変わる


それでは、手帳はどんなときに使うのでしょうか。

これだけアプリが充実している今でも、あえて紙の手帳を併用することで段取りをよくすることができます。

短期のスケジュールは電子機器、長期のスケジュールを紙に書き出してみましょう。


手帳に書くときのポイントは、夢や目標をしっかりと書き出すことが重要です。

数値化した1年後の目標が決まれば、手帳の見開き部分に書いてみましょう。

そして、年間、月間スケジュールに目標に近づくために自分がすることを書き出しましょう。


手帳を併用することで、アプリでのスケジュール管理との相乗効果を生むことができます。

手帳でゴールと目標の大枠を見て、細かな日々のスケジュールはアプリで管理してみましょう。

手帳でスケジュールの大枠を決めることで、ゴールから逆算してスケジュールを立てていく習慣をつけましょう。


ゴール設定から目標に落とし込むときのポイント

スケジュール帳の書き方

  • ゴールを決める(1年ではなく中長期)
  • 年間目標を決める(1年)
  • 年間目標を四半期に落とし込む
  • 四半期目標を1か月単位に落とし込む
  • 1か月単位の目標を週の目標に落とし込む


スケジュールの立て方のポイントは、1年、四半期、月、週まで落とし込んでしまうことです。

やるべきことの見える化をしておくことが重要です。


そして、週のスケジュールが決まったら、日々のスケジュールをアプリで通知が来るように設定しましょう。

誰でも自分に甘いものです。

自ら律して行動することで成果を上げましょう。


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仕事の段取りはスケジュール管理から

仕事ができる人は、スケジュールを分単位で管理しています。

スケジュール管理とは、時間管理の基本でもあるのです。


究極が分単位の時間管理です。

一流の仕事をしている人は、管理は秘書に任せていたとしても時間管理の達人です。

秘書は実務レベルでスケジュールを管理します。

優先順位を決め、指示を出さなければ、秘書は調整する実務に入れないのです。

秘書がいるから優秀なのではなく、秘書を使いこなすことができる優秀な人だから秘書がいるのです。


分単位でスケジュールを管理している人は、イレギュラーにも対応します。

入れ替えられるスケジュールをうまくパズルのように配置しなおすのです。


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仕事ができる人は、ゴールを見据えて行動しています

ゴールを見据えているため、優先順位も明確です。

だから、スケジュールを自由に動かすことができるのです。


期限内に目標を達成していくためには、優先順位を決めておくことを意識しましょう。

優先順位を決めるには、やることの全体量を知ることが大切です。

全体量を把握した上で、スケジュールを組んでいきます。


やることにはそれぞれ期限があります。

目標達成のための重要度、緊急性などを考慮して優先順位を決めましょう

優先順位が決まれば、優先度の高い仕事をスケジュールに落とし込みます。

時間のかかる取り組みに対しては、毎週なら毎週で先に予定を入れてしまいましょう


手帳を使うときには色分けをして、視覚的にわかるようにしておくのもいいでしょう。

自己実現のための学びは青色、仕事の予定は黄色など、わかりやすいルールを決めてしまいましょう。


スケジュール管理のポイント

  • 手帳には中長期の期限設定を書く
  • 細かい日々の予定は、スマートフォンの通知機能で十分
  • 手帳に手書きで何度も夢や目標を書くこと


仕事の段取りは余裕のあるスケジュール

スケジュール帳に予定をびっしり埋めることに満足してはいけません。

忙しいのをアピールしたいのか、朝から晩までスケジュールを埋めている営業マンがいます。

隙間時間を埋めるように予定を入れ、他の人の仕事は何も協力できない姿勢を見せています。

スケジュールを隙間なく埋めることは、隙間時間の有効活用を間違った解釈で進めている典型でもあります。


予定を詰めすぎている人は、余裕がありません。

イレギュラーに対応できるだけの時間の余裕がないのです。

1つイレギュラーが発生すると、すぐに手が回らなくなるのです。


時間に余裕を持たせることで、イレギュラーに対応することができます。

スケジュールに余裕を持つことで、チャンスを手にすることができるのです。


チャンスは自分の欲しいときに来るものではなく、突然訪れるものです。

チャンスをものにできるかどうかは、事前準備ができているかどうかです。

そして、スケジュールに余裕を持たせておくことは重要な事前準備の1つです。


スケジュールの組み方の目安としては、週に1回は予備日を設けるようにしてみましょう。


仕事の段取りの注意点

「余裕のあるスケジュールを組みましょう」と言うと、手を抜くことを考える人がいます。

手を抜くことは悪いことではなく、効率化を図るために簡素化することは重要です。


簡素化をすることで空いた時間に何をするかを考えましょう。

仕事の簡素化が進み、空いた時間をダラダラ過ごしていては成果を継続できません


特にベテラン社員に多いのですが、仕事の段取りや簡素化を勘違いしている人がいます。

段取りは、自分の手を空けることから始まります。

ベテラン社員が、新人さんに雑用を押し付けているのを見かけます。

彼らは簡素化ではなく、手を抜きたいだけで雑用を新人に押し付けているのです。


仕事の負荷が移動するだけでは、本質は改善されていません

無駄を省くことは、誰かに仕事を押し付けることではないのです。

仕事そのものを簡素化し、新人でも簡単にできるようにすることを考えてみましょう。

雑用を任された新人さんは、雑用を雑用で終わらせてはいけません。

雑用は仕事を雑にすることで雑用になります

雑用を雑用で終わらせず感動を与えてくれた新人に、いつまでも雑用をさせる上司はいません

新人に限らず、雑用と言われている仕事を見直してみましょう。


仕事の段取りの基本は仕事の前倒し

仕事が速い人は、期限を前倒しして仕事を進めていきます。

期限内に一度完結し、精度を上げて仕事を完了させます。

そして、精度を上げる必要のない仕事はそのまま完結させて次の仕事を進めます。


時間を作ることができれば、あなたの仕事のレベルは一段上がります

そのために、まずはスケジュール管理を徹底してみましょう


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