会議といえば会議資料作成。営業マンが出席する会議で代表的なのが営業会議です。
目標値に対し、結果をもとに活動の方向性を議論するのが営業会議なのです。結論を言えば、営業会議の資料は、目標対比と活動の事実、今後の活動を書くだけです。 今回は、昇進にも影響する営業会議資料の作り方のポイントです。
会議資料を残業して作っても評価されない
働き方改革を推奨している時代。残業している営業マンが何をしているのかを確認すると、一生懸命資料作りをしています。目標設定、活動計画ができている営業マンであればこのような時間管理はしないでしょう。
働く時間が制限されるのはいいことだと思っています。仕事時間の制限をすることで、余暇時間を自己実現のためにつかうことができるからです。勤務時間の時間配分がより重視される時代になったと考えましょう。
せっかく時間をかけて、一生懸命仕事をしても評価されないのは残念なことです。やらなくていい仕事をどれだけ上手にやっても評価されないと知ることが重要です。時間をかけて完璧を求めるよりも、ポイントを押さえて時間をかけずに完了させましょう。
営業マンが成果を出すのは、営業活動にどれだけ時間をかけられるかです。営業活動に時間をかけ、正しい報告と正しい評価を受けることを意識してみましょう。
会議資料は指定された書式を守ること
会議資料の最低限のルールは、書式を守って会議資料を作成することです。営業会議資料の書式は、会社によって様々です。会社に求められている書式で提出しましょう。
パワーポイントで求められているのにエクセルで作成するなどは論外です。必ず書式を守るようにして下さい。
会議資料で差をつけるのは簡潔かどうか
会議資料の作り方のポイントは簡潔であることです。作文のように長文でダラダラ文章を書くのはマナー違反です。会議出席者が資料を読まないとわからないようではいい資料とは言えません。
簡潔に書けないのは、伝えたいことを整理できていないからです。伝えたいことを整理できていないため、ダラダラと長い文章を書く人ほど文章を読んで報告します。書いていることをそのまま読むのであれば、会議をする意味がありません。
簡潔に文章をまとめるコツは箇条書きにすることです。
営業会議資料の基本
- 目標値や結果など数値化をする
- 抽象的ではなく具体的に書く
- 行動には期限を設ける
- 文章は箇条書きで短文にする
- 今後の活動を明確にする
会議資料は難解な漢字を多用しない
会議資料の作り方のポイントの２つ目は、難解な漢字を多用しないことです。パソコンの変換機能で漢字に変換できることで、普段使わない漢字を使う人がいます。文章力がない人ほど、賢いフリをしたいのでしょう。無駄に難解な表現と漢字を多用します。
このような営業マンは、お客様に対しても見栄を張る傾向があります。お客様の立場に立つ営業マンほど、わかりやすく簡潔に表現することに長けています。会議に出ている人をお客様だと思って報告してみましょう。
会議資料で専門用語を並べない
難解な漢字を多用しないことに加え、専門用語を多用しないことも重要です。会議には、業界に精通しているベテランの営業マンだけが出席するわけではありません。
会議資料は、社歴の浅い営業マンが理解できるような表現をすることが重要です。異業種からヘッドハンティングされた管理職がいる場合は、特に注意が必要です。閉鎖的な業界の専門用語だけを並べてしまうことは避けておきましょう。
専門用語を別の言葉に置き換える意識を持つことは、営業マンとして重要です。お客様にセールスをするときのことを考えてみましょう。
お客様は、あなたほど業界の専門用語にくわしいでしょうか？
営業会議で使う専門用語は、お客様にも使っているはずです。お客様は、わかりやすく表現してくれる営業マンを好みます。
業界人をアピールするよりも、わかりやすい言葉で表現することを意識しましょう。専門用語を誰もがわかる表現に置き換える練習が営業会議の資料だと思ってください。
すべての専門用語を使わないということではありません。専門用語を資料に織り込んだ場合は、発表時にわかりやすい表現にしてみましょう。
会議資料は発表をイメージして作る
会議資料は、会議で使う資料であることを忘れてはいけません。どれだけ完璧に資料を作っても、会議で相手に伝われなければ意味がありません。会議資料を作った時点で、出席者の質問を想定しておくことが重要です。
会議で聞かれるポイントがわかっていれば、会議に自信を持って出席することができます。与えられた時間に求められている報告ができるようにイメージしておきましょう。資料の無駄を削ぎ落とすことは、報告を締まったものにします。そして、他の営業マンの報告に対しても積極的に議論に参加しましょう。
会議での質問をイメージするポイント
- 自分に与えられた発表時間
- 目標対比の理由
- 活動に対しての推定される結果
- 活動の内訳
- 目標達成に必要なこと
会議資料の作り方と会議の場を制するポイント
会議資料の作り方のまとめをしておきます。ポイントを押さえ、営業活動をした努力の結果と今後の活動を示しましょう。営業マンの報告を聞いていると勢いがある営業マンはわかるものです。
事実を報告することに注力し、会議出席者を巻き込むことも意識しましょう。自分が営業活動で困っていることに対し助言を求めるのも１つです。将来昇進する営業マンは、営業マン時代から会議でも存在感があるものです。
将来昇進できるかどうかのポイントは視野が広いかどうかです。視点を高く持ち、常にアンテナを立てているかが重要です。チャンスを貪欲に狙っている姿勢がある営業マンを目指しましょう。
会議資料の作り方の７つのポイント
- 報告内容は数値化をすること
- 数値化は目標値と期限を意識すること
- 図やグラブで代用できるものは文章にしないこと
- 与えられた時間内で完結できるよう報告をまとめること
- 文章は簡潔にわかりやすい表現で書くこと
- 結論から報告し理由を聞かれたら説明すること
- 感情ではなく事実を報告すること
会議の５つのポイント
- 会社の示す方向性を理解すること
- 成果を出している営業マンの報告をしっかり聞くこと
- 相手に資料を読ませない報告をすること
- 質問を想定しておいて簡潔に答えること
- わからないことをその場で聞くこと
- 他責にしないこと
- 議論に積極的に参加すること
