２０２０年４月、主要都市で緊急事態宣言が発出。コロナウィルス対策をどうするか、多くの会社は対策を迫られています。緊急事態宣言の発出後、一気にテレワークを導入する企業が増えてきました。
そして、大手は２０１９年４月から始めている働き方改革。２０２０年４月から中小企業も含めた働き方改革が始まっています。コロナウィルスの猛威は、結果的に働き方改革を促進するきっかけになったのです。
今回、テレワークの１つでもある在宅勤務を推進するときに知っておきたいこと。テレワークを導入するときの注意点も書いておきますので参考にしてみてください。
初めて導入を検討している会社は、テレワークのデメリットばかり気になるでしょう。テレワークとは何かを知って、この機会にぜひ導入を検討してみましょう。
テレワークとは？
テレワークとは、勤労形態の一種です。情報通信技術を活用し時間や場所の制約を受けずに柔軟に働く形態です。テレワークは、ネット環境を使って好きな場所で仕事をすることができます。インターネット経由でデータ交換をすることで、会社に行かなくても仕事ができます。
テレワークの導入は大手だけ？
大手企業は、以前からテレワークを導入している会社も多くあります。業種によって差はありますが、テレワークは会社側にもメリットがあります。
オフィスをスリム化でき、オフィスにかかる経費を削減できます。場所を選ばないため、地域採用にこだわる必要がなくなります。大手だけでなく、中小企業でも優秀な人材を獲得するチャンスもあるのです。
労働者側も、場所や時間に縛られない自由な働き方ができる魅力があります。満員電車で通勤する苦痛から解消されるだけでも魅力の１つになるでしょう。
「そんなのうちじゃ無理だよ」
中小企業の経営者の嘆きが聞こえてきそうです。
でも、ちょっと待ってください。すでに貴社は、テレワークを一部導入しています。
テレワークのヒントは営業マン
テレワークの導入を難しく考える人も多いと思います。コロナウィルスの対策で、在宅勤務を導入して社員の安全を守る会社が増えています。社員からも要望が出始める時期に導入できない現状がある経営者は歯がゆいでしょう。
でも、難しく考える必要はありません。すでに貴社は、テレワークを導入しています。「うちの会社はテレワークを導入していないけど？」いいえ、貴社にも外で仕事をしている営業マンはいませんか？
例えば、カフェでパソコンで仕事をしている営業マン。モバイルワークと呼ばれるテレワークをしているのです。あるいは、グループ会社の場所を借りて仕事をしている場合。サテライトオフィス勤務と言われるテレワークになります。
すでに、自社がテレワークを導入しているとわかればできそうな気がしませんか？
テレワークと在宅勤務とは違う？
テレワークの１つに在宅勤務があります。コロナウィルスの感染拡大の対策に在宅勤務を導入する会社も増えています。政府は、コロナウィルスの対策として不要不急の外出を控えるよう要請しています。つまり、家にいることを推奨しているのです。
テレワークを始めて導入する会社の社員は、自宅待機と勘違いしている人もいます。在宅勤務は、自宅待機ではありません。今回のケースであれば、感染リスクを下げるための在宅勤務です。
導入する側は、テレワークと在宅勤務の違いを説明する必要があります。つまり、モバイルワークではなく在宅勤務指示をしていることを明確にしてください。在宅勤務は、カフェではなく自宅で仕事をしなければなりません。
初めてテレワークを導入する使用者は、言葉の意味を理解することが重要です。
※使用者には労務管理者、管理職も含みます
在宅勤務だと仕事をサボる？
家で仕事をさせると、リラックスしすぎて仕事をするとサボるのではないか。テレワークを導入するときに、このようなことが頭に浮かぶ上司もいるでしょう。
テレワークは、仕事への意識が低い人にとっては、サボりやすい環境です。例えば、昼にコンビニの駐車場でシートを倒して寝ている営業マンが典型です。上司の監視の目がないことで、仕事をサボりたい人はサボりやすい環境になるのです。
時間に縛られず働けるメリットがあるテレワーク。自分に厳しくないと、休日のようにダラダラしてしまう人もいるでしょう。
もちろん、導入している会社はテレワークのデメリット対策をしています。これからテレワークを導入する会社は、デメリットの解消をしておくことが重要です。まずは、テレワークのデメリットを確認しましょう。
テレワークのデメリット
- 社員が仕事をしているか不明確
- 導入時にお金がかかる
- 社員同士を競争させにくい
- 仕事量の配分が難しい
- コミュニケーション不足で仕事が非効率
- 従来の評価方法では評価しにくい
- 人材育成が難しい
社員が仕事をしているか不明確
初めてテレワークを導入するとき、一番気になるポイントです。すでに導入している企業がしている対策を検討してみましょう。
テレワークのチェック機能
- 業務開始時に連絡をしてもらう
- 業務終了時に進めた仕事を確認する
- 業務時間中は、離席、着席連絡、PCカメラによる監視も検討する
導入時にお金がかかる
インターネット環境やパソコンの貸し出しなど新たにお金がかかることがあります。もちろん、テレワークの導入で削減できる費用もあります。テレワークの導入でかかる費用、削減できる費用などを確認しておくことは重要です。
社員同士を競争させにくい
同僚の仕事の活躍を目の当たりにすることで、競争原理が働くことがあります。テレワークは、同僚の仕事が見えにくく競争原理が働きにくいことがあります。
パソコンカメラで映像をみたとしても、対面しているときと同じではありません。実際の桜を見るのと、映像で写真を見るのとは全く同じではないのです。
社員同士が切磋琢磨して成長をさせていく育成方法は改善が必要になります。対策しておかないと、競争しないのが当たり前になることがあるので注意が必要です。
仕事量の配分が難しい
テレワークが適している業種とそうでない業種があります。事務作業などの場合は、仕事の進み具合がわかりやすいと思います。単純作業ではない仕事は、仕事量の把握が難しい傾向にあります。
仕事がどれだけ進んでいるかをチェックする方法を考えておきましょう。社員の仕事量をしっかりと把握して仕事配分をすることが重要です。
コミュニケーション不足で仕事が非効率
例えば、業務の改善など意見を出し合う仕事の進め方を考えておく必要があります。意見を出し合って対策を実施して効果を確認する作業は、達成感がある仕事です。対面しているからこそ成果を最大化できる仕事をどう進めるかを考えておきましょう。
コミュニケーションを解消する切り札
従来の評価方法では評価しにくい
従来の定性評価では評価しにくいのがテレワークです。テレワークでは、社員が仕事をしている姿が見えにくくなります。頑張っているから評価する定性評価をしにくいのです。プロセスではなく、成果を評価する方法を検討しておく必要があります。
評価方法を、定性評価から定量評価に変更することも検討してみましょう。テレワークは、本来の平等な評価を導入するチャンスです。仕事量で評価することに慣れておきましょう。
労働時間＝仕事の評価と考えている人はテレワークの導入で通用しなくなります。テレワークを導入すると、どの社員が優秀かはすぐにわかるようになります。
人材育成が難しい
従来の方法での人材育成が難しくなる可能性があります。一緒に行動しながら先輩から学ぶような育成方法は、やり方を変える必要があります。
テレワークは、後輩に仕事をしている姿を見せるというような育成は難しくなります。特に新人営業マンに、営業の感覚を肌で感じてもらう育成はできないと考えましょう。映像で営業のロールプレイングを見せるなどの工夫が必要です。
在宅勤務の一部の時間をスキルアップに使ってもらうことも検討してみましょう。普段、実務で忙しい人のスキルアップをする時間を作ることは重要です。
最初は課題を与えることも重要です。指示をしなくても、社員が自ら行動できるようにする方法を考えることが重要です。「考える」、「学ぶ」、「行動する」のが当たり前になるよう誘導しましょう。
テレワークのデメリットを解消して社員の安全を守ろう
テレワークを導入する前に、デメリットを解消ておくことは重要です。今回は、コロナウィルスの対応で急いで導入する会社も多いと思います。
急いでいるからと、とりあえず導入すると失敗するのもテレワーク。テレワークを学び、しっかりとテレワークで成果を出す方法を考えましょう。
