仕事できる人は物事をシンプルに考えることができる人です。逆に仕事ができる風の人は、シンプルなことを複雑にしようとします。簡単な仕事をわざと難しくして難題をクリアしている気になっている人もいます。本当に頭のいい人は、難解な言葉や専門用語をつかうことなく、シンプルにわかりやすく誰でも理解できる言葉を選びます。
今回は、仕事できる人になるメールのコツを紹介しますので、ぜひ実践してみてください。
仕事できる人のメール術
仕事できる人を目指す上で、メールを上手に活用することは重要です。私生活ではSNSツールの発達でメールを使う頻度は減っていると思いますが、ビジネスシーンではメールを活用することが当たり前になっていることからも、しばらくは仕事できる人のメール術は通用すると考えておきましょう。
手書きが主流の時代からデジタルの時代になって仕事の効率化を図っても、現代のビジネスパーソンは忙しいです。あなたがメールを送るときには、「あなたのメールを見る人は忙しい人」と考えるようにすることがメールを作成するコツです。
仕事できる人のメール７つのコツ
- 件名を読むだけで用件がわかる
- 普段書かないような難しい漢字を使わない
- 文章を短く切り読みやすくする
- 誤字脱字をしない
- シンプルでわかりやすい文章
- 1メール１用件
- 箇条書きをうまく使う
件名を読むだけで用件がわかる
忙しい人（忙しいが口癖の人ではなく本当に忙しい人）ほど、多くの人が集まってきます。忙しい人に仕事が集中するからです。忙しい人は、普通の人よりもメールを受信する件数も多くなります。そんな中、あなたが送ったメールが相手の目にとまるには件名を意識することが重要です。
目にとまると言っても、奇抜で派手なメールを送ろうということではありません。件名を意識するだけでメールをシンプルにすることができるのです。件名で用件がわかるメールは、やり取りの完了までにかかる時間を予測しやすいメールです。
ビジネスメールは、件名を見て、急ぎの用事なのか、今日中に内容を確認したらいいのか、それとも読まなくていいメールなのかを判断します。あなたのメールを受け取る相手は、一日にメールが何百通もきているかもしれません。件名から内容がわからないメールはたくさんの受信メールに埋もれてしまうかもしれないのです。
メールでのやり取りでは相手への気遣いを意識するようにしてください。忙しい相手の時間を無断で奪わないために、件名に用件を入れるようにすることが重要です。
普段書かないような難しい漢字を使わない
パソコンで文章を作成するメールでは、普段使わないような難しい漢字も変換機能を使えば簡単に使用することができます。パソコンやスマートフォンが普及した現代では、変換して出てくるある程度の漢字は許容されています。
しかし、許容されているからといってあえて使う必要はありません。あなたのメールはあなたの知性をみせつけるために送ることが目的ではありません。あなたの用件を伝えるためのツールがメールです。この当たり前のことを理解していないビジネスパーソンが多くないのが現実です。
四字熟語が続くような感じの羅列ではなく、適度にひらがなをいれた読み手を疲れさせない文章を作ることを心がけてみましょう。
文章を短く切り読みやすくする
仕事ができる人は、ダラダラ長い文章を書くことはありません。文章が長いのは、文章に無駄があるからです。できるだけシンプルな文章を心がけていれば、文章が長くなりすぎることはありません。
文章が長くなりすぎる傾向がある人は、書くことを決めてからメールを作成するようにしてみましょう。一つの用件で相手に確認したいことが複数ある場合は箇条書きをすることが重要です。
誤字脱字をしない
ある程度経験のある中堅、ベテラン社員、あるいは肩書のある社員のメールに誤字があることがあります。ビジネスメールで誤字が多いメールが送られてくれば、相手の信頼は失うことになります。プライベートで友人とのやり取りの中で、誤字があったとしても変換ミスだと思ってくれるでしょう。しかし、ビジネスメールの場合は、誤字があるだけで仕事ができない人と思われることになりますので注意をしましょう。
仕事できる人のメールはシンプルです。誤字が多い文章は読みにくい文章でもあります。相手が読むのに苦労したり、本文の内容よりも誤字が気になるようではメールの目的を果たすことはできません。
「メールはシンプルに」というのは、確認不足を推奨していることではありません。メールを送る前に文章を確認する一手間をかけることで相手の信頼を獲得できると思えば、メールを送る前に内容を確認する時間は価値のある時間だとは思いませんか。
シンプルでわかりやすい文章
シンプルでわかりやすいメールは、一回読めば用件がわかり次のアクションを決めることができるメールです。メールを何度も読み直さなくても、用件がわかるメールを作ることは簡単なようで難しいものです。サッと読んだ相手が内容を理解するためには、短文で読みやすい文章、漢字の多すぎない文章を意識してみましょう。
手紙に書くような時候のあいさつを長々と書いている人がいますが、普段使わないような言葉をメールの冒頭にダラダラ書くのは、自分が賢い人だとアピールしたいだけの自己満足だと考えてください。ビジネスパーソンにとって、ビジネスメールはできるだけ手短に済ませたいのが本音です。
メールを送る目的を意識する習慣をつけましょう。アポイントを取るメールならアポイントを取ることが目的です。見積もりの依頼なら、見積もりを依頼することが目的です。必要以上に長文のメールを送っている人は、送ろうとしているメールに目的に関係のない無駄がないかを探してみましょう。
1メール１用件
メールには件名を書く場所があります。件名にいくつもの内容を記載することはできません。メールをうまく活用するコツは、手紙を書くときよりもシンプルに書く意識をすることです。ひとつのメールにいくつもの用件を入れないように注意しましょう。
件名がコストダウンの要求であったのなら、コストダウンをしてもらうにあたり必要な情報以外の用件を同じメールで送らないように注意しましょう。いくつもの用件をひとつのメールで送っても、メールを読んだ人は一回読むだけではすべての内容を理解することはできません。
メールの基本は、無断で相手の時間を奪わないことです。相手の時間を奪わないためには、あなたのメールを読みかえさなくても内容が理解できるようにすることが重要です。
箇条書きをうまく使う
ひとつの用件でいくつか確認をしなければならないときは箇条書きを活用しましょう。あなたの用件が重要かどうかを判断するのは件名やメールの本文の内容だけではありません。ビジネスメールは、あなたの用件を見て相手がアクションを起こしやすいかが重要です。あなたの用件をメモをしなくても覚えてもらえるようにシンプルな文章を作ることを意識しましょう。
箇条書きをうまく活用すれば、相手も内容を理解しやすく忘れにくくなります。例として、訪問日時の連絡をするメールをご紹介しますので参考にしてみて下さい。
訪問日時連絡メール文構成前
10月7日の水曜日の午前11時に貴社の開発部に新製品のご紹介をするために上司の佐藤と車でお伺いします。
訪問日時連絡メール文構成後
打ち合わせ内容：新商品のご紹介
打ち合わせ日時：10月7日（水）午前11時
打ち合わせ場所：貴社開発部
同行訪問：佐藤/（上司の役職）
当日は、車1台でお伺いします。
仕事できる人は理解するのに時間がかからないシンプルさを意識している
メールに限らず、仕事できる人は物事をシンプルに考える習慣があります。初めての道を走るときに、迷うような抜け道を使っても目的地に早く到着することはできません。仕事は時間との戦いです。同じ時間をつかって、成果を出す人と出さない人がいるのは時間のつかい方が違うからなのです。
時間のつかい方は、目的を明確にすることから始まります。目的を明確にして、行動しやすいような工夫をすることが重要なのです。行動しやすくするコツは、物事を難しくせず簡単にすることです。多くのビジネスパーソンのメールは、定型文のような無機質でありながらも無駄の多いメールです。ビジネスメールの内容をシンプルにするだけで、あなたにかかわる多くの人の仕事が簡素化します。
もう一度、仕事できる人のメール7つのコツを復習しておきましょう。
仕事できる人のメール7つのコツ（復習として）
- 件名を読むだけで用件がわかる
- 普段書かないような難しい漢字を使わない
- 文章を短く切り読みやすくする
- 誤字脱字をしない
- シンプルでわかりやすい文章
- 1メール1用件
- 箇条書きをうまく使う
